De ce unii oameni termină tot ce au de făcut la birou, iar alții rămân peste program?
De ce unii oameni termină tot ce au de făcut la birou, iar alții rămân peste program?
Dacă ai lucrat măcar câțiva ani într-un birou, probabil ai observat că unii colegi pleacă la finalul programului cu aproape toate sarcinile rezolvate și alții care, deși par ocupați în permanență, au mereu impresia că nu le ajunge timpul. Diferența nu stă neapărat în experiență sau în volumul de muncă, ci în felul în care fiecare își organizează ziua.
În multe companii, programul începe aproape la fel. Computerul este pornit, e-mailurile sunt deschise, iar în câteva minute apar primele solicitări. Problema este că mulți oameni intră direct într-un ritm dictat de notificări și urgențe. Astfel, ziua ajunge să fie controlată de ceea ce apare pe parcurs, nu de ceea ce era cu adevărat important.
O listă scurtă valorează mai mult decât una interminabilă
Există tentația de a nota zeci de activități într-un plan zilnic, însă o listă prea lungă poate crea frustrări și panică.
Mulți manageri preferă o abordare mai simplă, alegând doar câteva obiective esențiale și concentrându-se asupra lor. Restul activităților sunt rezolvate în funcție de timpul disponibil. Deși pare un detaliu minor, acesta schimbă complet modul în care este percepută întreaga zi de lucru.
Nu orice lucru urgent este și important
Una dintre cele mai mari capcane ale muncii de birou este confuzia dintre urgență și importanță. Un telefon care sună, un mesaj primit sau un e-mail marcat cu roșu atrag imediat atenția. Totuși, nu toate aceste solicitări trebuie rezolvate imediat.
Biroul spune multe despre modul în care lucrezi
Nu este nevoie ca spațiul de lucru să arate perfect, totuși, atunci când documentele sunt împrăștiate peste tot, iar fișierele importante sunt greu de găsit, îți va fi mai greu să fii eficient.
Câteva minute investite în ordine pot elimina timp pierdut în căutări și stres, pe parcursul unei săptămâni.
Tehnologia ar trebui să te ajute, nu să te încurce
În ultimii ani au apărut numeroase instrumente care simplifică activitățile administrative. Cu toate acestea, multe firme continuă să consume timp pe procese care ar putea fi rezolvate mult
mai rapid.
Un exemplu simplu este gestionarea expedierilor. Pentru companiile care lucrează frecvent cu documente sau produse, procesul de expediere a acestora poate deveni consumator de timp dacă este gestionat prin telefoane și schimburi repetate de e-mailuri. Soluțiile digitale disponibile astăzi la firmele de curierat online permit programarea rapidă a ridicărilor și urmărirea livrărilor fără complicații inutile, astfel încât orice trimitere colet să fie ușoară și rapidă.
Pauzele nu sunt un semn de lene
Există încă ideea că un angajat productiv trebuie să fie ocupat în fiecare minut al programului. În realitate, concentrarea funcționează în cicluri. Dacă ai lucrat continuu de când ai ajuns la birou, randamentul poate scădea pe parcurs, iar o pauză te ajută să îți dai un refresh.
O cafea băută în liniște, câteva minute petrecute în aer liber sau o scurtă plimbare pe hol pot avea un efect surprinzător, redându-ți pofta de lucru. Mai mult decât atât, soluția unei probleme poate apărea exact în momentul în care te îndepărtezi puțin de ea.
Productivitatea nu se măsoară în ore
Tindem să credem că eficiența înseamnă să lucrăm mai mult. În realitate, oamenii care obțin rezultate bune nu sunt cei care stau cel mai mult la birou, ci aceia care știu să își stabilească prioritățile și să evite activitățile care consumă timp fără rost.
(P)